Als het erop aankomt, is de telefoon, ondanks de schijnbaar dagelijkse vooruitgang in de communicatietechnologie, nog steeds het primaire middel om betekenisvolle zaken te doen. Het is snel, efficiënt en kosteneffectief. Het is ook persoonlijker en stelt je in staat om een nauwere band te smeden met de partij aan de andere kant van de lijn.
Door de telefoon te gebruiken, krijg je waarschijnlijk sneller antwoord op vragen of kom je sneller tot een oplossing. Maar misschien nog wel belangrijker is dat iedereen een telefoon bij zich heeft, waardoor mensen over het algemeen gemakkelijk te bereiken zijn.
Ondanks deze feiten neemt de prevalentie van het telefoongesprek voor het bedrijfsleven af. Meer medewerkers hebben de neiging om e-mail te sturen of andere vormen van communicatie te gebruiken, omdat ze zich ongemakkelijk voelen bij het gebruik van de telefoon.
Wil je de Belastingdienst bellen? Ga dan naar belastingtelefoonbellen.nl
Hier zijn 3 tips die werknemers moeten nemen om het meeste uit een zakelijk telefoongesprek te halen:
Wees voorbereid
Voordat je de telefoon opneemt, zorg ervoor dat je klaar bent. Frame het gesprek. Als je belt om bijvoorbeeld een factuur of een maandrapport te bekijken, zorg er dan voor dat je het papierwerk bij de hand hebt voordat je de telefoon opneemt. Besteed een paar minuten voordat het gesprek begint met het noteren van punten die je wilt behandelen en vragen die je wilt beantwoorden.
Bepaal wanneer je moet bellen
Begrijp dat de schema’s van de mensen verschillen. Als je vanuit een ander land of een ander werelddeel belt, zorg er dan voor dat je rekening houdt met tijdsverschillen, zodat je niet midden in de nacht belt. Wees ook voorzichtig met het bellen tijdens de lunch of op vakantie. Probeer voor belangrijke gesprekken vooraf via e-mail een beltijd in te stellen.
Plaats het gesprek
Wanneer je het gesprek plaatst, zorg dan dat je je identificeert en controleer de partij die je wilt bereiken: “Hallo, dit is Joe Smith van XYZ Corporation. Is dit Sam Jones?” Als je iemand belt die je kent, is een meer nonchalante en hartelijke groet nodig.
Lees ook: De nadelen van liefdadigheid